Bảo tàng là thiết chế văn hóa đặc thù với các hoạt động dựa trên cơ sở hiện vật gốc. Trong các khâu hoạt động bảo tàng: nghiên cứu, sưu tầm, kiểm kê, bảo quản, trưng bày, thuyết minh, công tác nào cũng được xem là cần thiết. Mọi khâu công tác nghiên cứu của bảo tàng đều liên quan đến hiện vật gốc. Do vậy, công tác sưu tầm hiện vật có thể xem là khâu tiền đề vật chất cho toàn bộ hoạt động của bảo tàng. Nếu không có công tác sưu tầm hiện vật gốc thì sẽ không có hoạt động nào khác của bảo tàng.

Sưu tầm hiện vật gốc là khâu công tác có vị trí quan trọng đặc biệt trong toàn bộ hoạt động của bảo tàng, nó gắn liền với các khâu công tác khác tạo thành một thể thống nhất hoàn chỉnh nhằm đảm bảo cho bảo tàng ra đời, tồn tại và phát triển. Không có hiện vật gốc thì không thể xây dựng được bảo tàng. Phòng NCST của Bảo tàng thành phố Cần Thơ có nhiệm vụ: Tổ chức sưu tầm, tư liệu hóa hiện vật và di sản văn hóa phi vật thể; Nghiên cứu triển khai đề tài các cấp, các chương trình, dự án – đề án ngắn hạn, dài hạn và một số công việc khác liên quan đến hoạt động Bảo tàng theo sự phân công của Ban Giám đốc. Từ những nhiệm vụ được quy định, từ ngày thành lập đến nay, công tác sưu tầm Bảo tàng Cần Thơ đã mang về cho kho cơ sở trên 13.000 hiện vật, di vật gốc với các loại hình: khảo cổ học, cổ vật, dân tộc học, cách mạng kháng chiến, thành tựu văn hóa xã hội,... ngoài ra còn có ảnh tư liệu và tài liệu hỗ trợ các loại... góp phần vào công tác trưng bày, giáo dục truyền thống.

Chính tầm quan trọng của công tác sưu tầm đòi hỏi người cán bộ phải tìm kiếm, phát hiện di vật, khảo sát thực tế, liên hệ chủ nhân, nhận định, đánh giá sơ bộ hiện vật, thực hiện hồ sơ pháp lý đưa di vật nhập kho bảo tàng trở thành hiện vật có thể trưng bày phục vụ khách tham quan. Để phát hiện di vật, người làm công tác sưu tầm không những phải nghiên cứu lịch sử tự nhiên - xã hội của một địa bàn cụ thể, mà còn phải am hiểu các hoạt động kinh tế liên quan trực tiếp lẫn gián tiếp đến di vật, luôn cả phong tục tập quán, thói quen tính cách của cư dân - chủ nhân vùng đất ấy. Phát hiện rồi nhưng muốn thu thập, sưu tầm được di vật cũng không dễ. Nếu là di vật khảo cổ nằm trong lòng đất, người ta chỉ có thể suy luận, đoán định khả năng ẩn chứa di vật chứ làm sao có thể chắc chắn sẽ thu thập được di vật gì. Khai quật được di vật thì phải tìm hiểu về chất liệu, công dụng, niên đại, cách chế tác di vật qua các tài liệu lẫn sự quan sát.  Còn đối với di vật là tài sản thuộc sở hữu của một cá nhân mà giá trị của nó được phát huy nếu thuộc sự quản lý của bảo tàng, việc thương lượng để mang được nó về bảo tàng là cả vấn đề trong một số trường hợp.

Cán bộ sưu tầm là những người đa năng, phải biết làm rất nhiều thứ để tiến hành công tác được thuận lợi: nào là hiểu biết tâm lý để khéo léo khai thác thông tin mà không làm phật ý chủ nhân, biết ngoại giao, đối ẩm,…

Người cán bộ làm công tác Bảo tàng cần có 4T: Tầm, Tâm, Tình và Tiền. Trong 4T ấy, Tiền là thuộc phạm vi vĩ mô (liên quan đến việc cấp kinh phí để hoạt động). Còn 3T còn lại là những yêu cầu đối với người trực tiếp làm công tác bảo tàng, trong đó người làm công tác sưu tầm cũng cần có cả ba. Tầm là yêu cầu về kiến thức, sự hiểu biết.  Tâm là sự trong sáng hay trung thực trong công việc còn Tình là tấm lòng tha thiết, nhiệt tình với công việc.

Sưu tầm thường gắn liền với việc nghiên cứu, nghiên cứu để tìm hiểu về tính năng, công dụng của di vật được phát hiện, thu nhận. Công tác này phải được tiến hành trước khi thực hiện bản ghi chép để trình Hội đồng Khoa học Bảo tàng xét duyệt nhập kho. Không chỉ bản ghi chép mà cả những mẩu chuyện kể của chủ nhân cũng được người sưu tầm ghi nhận, đưa vào hồ sơ hiện vật làm cơ sở cho phần giới thiệu sâu về hiện vật cho khách tham quan. Có thể nói, mỗi hiện vật qua phần thực hiện hồ sơ đã gắn bó khăng khít với người sưu tầm, bởi vì sau khi nghe chủ nhân tường thuật về “lý lịch” hiện vật, muốn đưa thông tin vào bản ghi chép, người sưu tầm phải suy nghĩ, sắp xếp diễn đạt lại thông tin theo các yêu cầu của biểu mẫu, nhằm trả lời các câu hỏi: Cái gì ? Ở đâu ? Ai ?  Tại sao ? Như thế nào ?

Bên cạnh đó, người sưu tầm cần có kỹ năng tuyên truyền, thương lượng của một nhà ngoại giao văn hóa. Sau khi di vật, hiện vật đã giao cho bảo tàng, chủ nhân vẫn có mối liên hệ với bảo tàng thông qua người sưu tầm. Không ít di vật thu thập được cho các bảo tàng xuất phát từ mối quan hệ tốt đẹp của người sưu tầm với người dân trong vùng. Những mối quan hệ mà người sưu tầm dày công xây dựng từ những ứng xử cá nhân.